Veranstaltungsschutz professionell planen: Prävention als Schlüssel zum Erfolg
Die Organisation von Events ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die den Verantwortlichen viel abverlangt. Dabei steht die Sicherheit aller Beteiligten im Mittelpunkt und die Planung des Veranstaltungsschutzes bildet einen zentralen Faktor für den Erfolg des Events. Als Veranstalter tragen Sie die Verantwortung für Gäste und Mitwirkende und müssen in der Lage sein, mögliche Gefahren frühzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Als Sicherheitsdienstleister mit langjähriger Erfahrung erklären wir Ihnen in diesem Blogbeitrag, wie Sie eine Veranstaltung sicher planen, durchführen und zum Erfolg führen.
Veranstaltungsschutz planen: Es gibt kein Patentrezept
Events – und somit die Anforderungen an ein Sicherheitskonzept – können in vielen Punkten sehr unterschiedlich ausfallen. Angefangen bei einem kleinen Straßenfest bis hin zu einem großen Festival mit Zehntausenden von Besuchern: Dazwischen ist alles möglich. Bei dieser großen Bandbreite an möglichen Szenarien ist klar: Ein Patentrezept für die Planung des Veranstaltungsschutzes kann es nicht geben.
Im Gegenteil. Viele Details müssen, selbst bei Events mit ähnlichen Grundvoraussetzungen, konkret und individuell geplant sowie durchgeführt werden. Lassen Sie sich deshalb bei der Planung und Umsetzung eines Sicherheitskonzepts für Ihre Veranstaltung fachkundig beraten – durch die Experten von Guardius.
Veranstaltungsschutz richtig planen: Schritt für Schritt zum sicheren Event
Die Sicherheit einer Veranstaltung sollte stets mit ausreichendem zeitlichem Vorlauf geplant werden. Dabei müssen aktuelle Entwicklungen immer im Blick behalten werden, sodass das Sicherheitskonzept stets auf dem neuesten Stand ist. Um den Schutz einer Veranstaltung professionell zu planen, bietet sich ein stufenweises – aufeinander aufbauendes – Vorgehen an.
Wichtig: Das Konzept sollte nicht nur in der Theorie durchführbar sein, sondern auch in der Praxis die bestmögliche Sicherheit gewährleisten. Ressourcenmanagement, Kommunikation und Koordination sind deshalb nicht nur im Vorfeld eines Events, sondern auch bis nach dessen Ende von zentraler Bedeutung.
So planen Sie – Schritt für Schritt – den Schutz Ihrer Veranstaltung:
- Definition der Schutzziele
- Risikoanalyse
- Planung des Veranstaltungsschutzes
- Sicherheitspersonal
- Kommunikation und Koordination
- Notfallplan
- Kontrolle und Überwachung
- Nachbereitung und Auswertung
Risikoanalyse
Bevor Sie mit der Planung einer Veranstaltung beginnen, sollten Sie eine Risikoanalyse durchführen. Dabei müssen alle möglichen Gefahrenpotenziale identifiziert werden, die auf Ihrer Veranstaltung auftreten könnten. Hierzu zählen unter anderem: Wetterrisiken – wie Sturm, Starkregen, Gewitter oder große Hitze –, bauliche Risiken, mögliche Brandherde und der Risikofaktor Mensch.
Planung des Veranstaltungsschutzes
Auf Basis der Risikoanalyse können Sie mit der Planung der Veranstaltungssicherheit beginnen. Das fertige Konzept sollte alle Maßnahmen umfassen, die notwendig sind, um die Sicherheit der Gäste und Besucher zu gewährleisten. Wie der Plan konkret aussieht, hängt entscheidend von den Rahmenbedingungen – wie der Größe und dem Ort des Events – ab.
Bei der Planung des Veranstaltungsschutzes sind folgende Punkte besonders wichtig:
- Bereitstellung von ausreichend Sicherheitspersonal
- Kontrolle von Zu- und Ausgängen des Veranstaltungsortes
- Platzierung von Erste-Hilfe-Stationen
- Planung und Ausweisung von Fluchtwegen
- Sicherstellung der Einhaltung von Brandschutzvorschriften
- Einholen von Genehmigungen
- versicherungstechnische Absicherung
Sicherheitspersonal
Das Securitypersonal ist das wichtigste Werkzeug zur konkreten Umsetzung des Sicherheitskonzepts Ihrer Veranstaltung. Auf jeden Fall sollten Sie den Schutz Ihres Events erfahrenen Profis überlassen, um die Sicherheit Ihrer Gäste zu gewährleisten. Die entsprechend ausgebildeten Kräfte sind in der Lage, auch in Stresssituationen ruhig und besonnen zu reagieren. Viele Gefahrensituationen können durch professionelles Sicherheitspersonal antizipiert und somit bereits vor ihrer Entstehung verhindert werden.
Je nach Anforderungen des Auftrags müssen die Sicherheitskräfte über die nötige Ausrüstung verfügen. Auf erhöhten Positionen können das Schutzhelme und Sicherungsseile sein. Bei der Bewachung von VIPs oder kritischen Bereichen kann die Ausrüstung auch aus Schutzwesten und Bewaffnung bestehen.
Um Brandschutzauflagen zu erfüllen, kann es auch ratsam sein, eine Veranstaltung zusätzlich durch eine Brandwache zu begleiten.
Kommunikation und Koordination
Eine gute Kommunikation und Koordination sind vor, während und nach der Veranstaltung wichtige Faktoren für den Erfolg des Sicherheitskonzepts. Die Abstimmung zwischen dem Veranstalter und dem Sicherheitspersonal sollte in allen Phasen der Planung, während der laufenden Veranstaltung und auch im Rahmen der Nachbereitung gut funktionieren. Die Kommunikation unter den verschiedenen Sicherheitskräften muss klar geregelt sein, um im Ernstfall schnell und effektiv reagieren zu können.
Notfallplan
Selbst wenn die Planung des Veranstaltungsschutzes optimal verläuft: Unvorhergesehene Ereignisse können immer passieren. Um diesen Fall abzusichern, ist ein Notfallplan – der alle möglichen Szenarien abdeckt und entsprechende Maßnahmen vorsieht – unverzichtbar. Ein Notfallplan kann unter anderem Evakuierungspläne und Maßnahmen bei einem Brand oder tätlichen Übergriffen beinhalten. Der Notfallplan sollte für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit zugänglich sein, regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.
Kontrolle und Überwachung
Von der Planung bis zur Auswertung: Eine fortlaufende Kontrolle und Überwachung der Maßnahmen zum Veranstaltungsschutz sind immer erforderlich. So wird verhindert, das Sicherheitslücken entstehen.
Doch nicht nur die Umsetzung des Plans zum Veranstaltungsschutz sollte überwacht werden: Auch die Sicherung neuralgischer Punkte mithilfe moderner Überwachungstechnik ist bei bestimmten Rahmenbedingungen sinnvoll. Videoüberwachung wird beispielsweise bei Großveranstaltungen eingesetzt, um Personenströme, Ein- und Ausgänge zu beobachten. Hierbei ist Expertise gefragt, denn es geht auch um das Thema Datenschutz und andere rechtliche Bereiche.
Nachbereitung und Auswertung
Auch wenn alles gut gelaufen ist und Ihr Event ein voller Erfolg war: Optimierungspotenzial gibt es immer. Durch eine gründliche Nachbereitung der Veranstaltung können die Abläufe und die Sicherheit nachhaltig verbessert werden.
Überlassen Sie die Planung Ihres Eventschutzes den Profis von Guardius
Um Veranstaltungsschutz professionell zu planen und ein Sicherheitskonzept in die Praxis umzusetzen, benötigen Sie einen zuverlässigen Partner an Ihrer Seite. Dank unserer langjährigen Erfahrung als Berliner Sicherheitsdienst bieten wir – Guardius – Ihnen das Rundumpaket: Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Angebot!
Häufig gestellte Fragen zur Planung von Veranstaltungsschutz
Eine pauschale Aussage über die Anzahl der erforderlichen Security-Kräfte bei Veranstaltungen lässt sich nicht treffen. Als branchenübliche Faustregel gilt, dass pro 100 Gäste 1 Mitarbeiter benötigt wird. Der tatsächliche Sicherheitspersonalschlüssel kann jedoch aufgrund von besonderen Aufgaben – wie der Begleitschutz von VIPs oder einem umfassenden Wachschutz – deutlich höher liegen.
Ein Sicherheitskonzept ist laut Versammlungsstättenverordnung für Veranstaltungen mit mehr als 5000 Gästen gesetzlich vorgeschrieben. Doch auch bei deutlich kleineren Events ist die Berücksichtigung von Sicherheitsaspekten dringend zu empfehlen.